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La fonction de gestion des flux d'annotations (AFM) permet aux entreprises de répondre aux cycles de révision les plus avancés et les plus sophistiqués et peut être déployée en workflows en une ou plusieurs étapes.
L'AFM est unique à Aproove Work Management et offre un contrôle granulaire inégalé de votre processus de révision en une étape. La visualisation des annotations est contrôlée par une hiérarchie de groupes (appelés Schémas). Chaque groupe contient des utilisateurs avec des autorisations différentes et chaque utilisateur du même groupe peut voir les notes des autres.
Vous trouverez ci-dessous un schéma d'un workflow d'approbation en 3 étapes typiques n'utilisant pas AFM.
À chaque étape, les différents réviseurs accèdent à la preuve en appliquant des notes et des commentaires. Chaque réviseur peut voir les autres notes et commentaires des réviseurs aux différentes étapes de la révision. Cela pourrait être un problème si, par exemple, vous souhaitez avoir des commentaires internes avant d'envoyer la preuve à votre client et que vous ne souhaitez pas que ces commentaires internes soient visibles.
Dans cet exemple, "Étape 2 Client Review", trois départements différents doivent examiner l'épreuve, mais tous avec des objectifs différents. Chaque département est en fait sa propre étape de révision au sein de «l'étape 2».
Dans cet exemple, l'épreuve doit être vue par l'équipe juridique. L'équipe juridique ne souhaite pas (ou n'a pas besoin) d'afficher les commentaires ou les annotations de toute personne extérieure à l'équipe juridique.
L'équipe juridique peut annoter l'épreuve et avoir des fils de discussion, qui sont contenus dans l'équipe juridique. Le contrôleur d'accès assigné à l'équipe juridique peut alors décider quelles annotations et commentaires sont repoussés dans l'épreuve et lesquels sont rejetés.
Sur le côté droit du diagramme, vous avez une autre gatekeeper (porte). Ce Gatekeeper s'occupe à la fois des équipes Merchandising et Créatives. Aucune des deux équipes ne verra le balisage de l'autre jusqu'à ce que le Gatekeeper fasse la promotion des notes et commentaires sélectionnés.
Les trois départements travaillent en même temps, et ce processus n'est pas linéaire, ce qui fait gagner beaucoup de temps en travaillant en parallèle.
Un autre domaine commun où l'AFM est bénéfique est lorsqu'une agence envoie une épreuve à un client externe. L'agence traite généralement cela comme une étape unique dans le flux de travail de l'agence, mais le client dispose de plusieurs équipes qui doivent passer en revue.
Avec l'AFM, l'agence peut permettre au client de travailler en silo dans autant de services que nécessaire avant que le client ne fasse la promotion des commentaires choisis. Cette puissante fonctionnalité aidera les clients de l'agence à avoir une expérience de révision et d'approbation meilleure et plus efficace.
L'AFM met effectivement à disposition des "Salles de réunion privées" contrôlées par des gatekeepers en une ou plusieurs étapes.
