Aproove R5 est maintenant disponible

La version R5/2022 est officiellement une "version de maintenance" pour Aproove, avec quelques améliorations significatives en coulisses pour améliorer l'efficacité et construire les fondations de notre nouvelle version majeure R6 qui arrive bientôt !

Cependant, nous ne pouvons pas faire une version sans vous donner quelques nouvelles fonctionnalités !

La version 2022/R5 est en ligne !
La version R5 a toujours été destinée à être une version de maintenance qui nous a permis d'apporter quelques améliorations au back-end afin d'améliorer la vitesse et la stabilité tout en améliorant la nouvelle interface que nous avons lancée en R4. La version R5 nous permet également de poser quelques bases pour notre ENORME nouvelle version à venir dans la R6 qui contient quelques nouveaux modules et fonctionnalités substantielles. 

Cependant, il s'agit d'Aproove ; nous ne pouvons pas faire une version sans donner à nos utilisateurs quelques nouvelles fonctionnalités brillantes, y compris les formulaires au niveau du projet ! 

Voir ci-dessous pour plus d'informations sur la version R5/2022 !

Les formulaires de projet sont maintenant disponibles dans le tableau de bord !

Les formulaires sont un concept qui existe depuis longtemps chez Aproove. Un formulaire peut être personnalisé pour capturer les informations requises par votre entreprise. Ces informations sont stockées sous forme de métadonnées et peuvent être extraites à des points spécifiques du flux de travail. Par exemple, lorsque votre workflow atteint une étape de révision, il peut utiliser les métadonnées saisies dans le formulaire pour déterminer qui sont les réviseurs qui doivent être notifiés à cette étape du workflow. Il s'agit d'un exemple de base, mais, en termes simples, les métadonnées recueillies dans un formulaire peuvent piloter les flux de travail.

Dans R5, Aproove a ajouté la possibilité d'accéder directement à un formulaire à partir du tableau de bord (sans que le formulaire doive faire partie d'une tâche ou d'une étape du workflow). Il s'agit d'une amélioration importante qui vous permet d'accéder et de mettre à jour les informations saisies dans un formulaire. En quoi cela est-il utile ? Auparavant, si vous vouliez ajouter ou modifier des informations saisies dans le formulaire, le flux de travail devait être ramené à l'étape de saisie du formulaire ou modifié via une tâche ad hoc contenant le formulaire. C'était très ennuyeux si vous ne vouliez pas répéter les étapes du flux de travail pour saisir des données supplémentaires.

La vidéo ci-dessous montre un utilisateur sélectionnant un formulaire dans le tableau de bord et modifiant les données.

En découplant le formulaire et en le rendant accessible via le tableau de bord, les utilisateurs peuvent modifier ou ajouter des données aux formulaires déjà utilisés. Ces modifications sont ensuite intégrées dans l'ensemble des flux de travail. De plus, il s'agit d'une fonctionnalité contrôlée par des autorisations, ce qui signifie que différents utilisateurs peuvent accéder (modifier ou lire uniquement) à tous les formulaires, à aucun d'entre eux ou à certains seulement, en fonction des autorisations.

Autres améliorations de forme

Certains de nos utilisateurs de formulaires les plus avancés créent des grilles dans les formulaires qui sont remplis par un système tiers, ou les utilisateurs sont invités à remplir les champs obligatoires (parfois, c'est un mélange des deux).

Nous avons ajouté la possibilité d'interagir avec la fonction "contacts" existante d'Aproove à partir de la grille. Vous pouvez ajouter des utilisateurs à votre grille en tapant le nom ou l'adresse e-mail, et la fonction "contacts" filtrera les utilisateurs en fonction de vos critères, ce qui facilite les sélections et élimine les erreurs de saisie manuelle. De plus, si un utilisateur n'existe pas dans votre base de données de contacts, vous pouvez en ajouter un nouveau sans avoir à quitter la grille du formulaire. C'est un gain de temps considérable pour nos utilisateurs.

Plus important encore, cette nouvelle fonctionnalité vous permet d'étendre la capacité de la grille pour utiliser n'importe quelle information de contact. Ces informations sont liées à ces coordonnées qui peuvent contenir bien plus qu'une simple adresse électronique.

La vidéo ci-dessous montre un utilisateur qui ajoute des données à une grille et qui utilise les contacts pour remplir la grille.

Actions et métadonnées

• Nous avons ajouté une nouvelle action capable d'extraire des valeurs spécifiques dans une grille de formulaire pour les réutiliser ailleurs dans le flux de travail. Par exemple, vous avez peut-être ajouté des données qui pourraient être utilisées pour ajouter automatiquement des balises de description à vos actifs qui sont adaptés à ce projet, ou peut-être vous voulez extraire l'adresse e-mail du contact pour affecter cet utilisateur à une certaine étape du flux de travail. N'hésitez pas à demander à notre équipe chargée de la réussite des clients de vous expliquer cette fonctionnalité, car elle est beaucoup plus facile à montrer qu'à expliquer !

• Nous avons ajouté un nouveau déclencheur qui s'exécute lorsque vous mettez à jour les données d'un formulaire à partir du tableau de bord. Ce déclencheur peut avoir n'importe quelle action appliquée et peut être personnalisé pour chaque formulaire si nécessaire.

Améliorations du tableau de bord

• Nous avons ajouté la possibilité de permettre aux utilisateurs (avec les autorisations appropriées) de supprimer les balises de projet d'un autre utilisateur à partir du tableau de bord.

• Le tableau de bord est désormais capable d'afficher la description de la tâche à partir de la liste des tâches de l'utilisateur. 

Chat au niveau du projet

• La fonction de chat au niveau du projet a été introduite dans la V4. Nous avons maintenant ajouté la possibilité pour l'administrateur de décider si certains utilisateurs/groupes peuvent accéder à la fonction de chat au niveau du projet.