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Pourquoi Aproove Work Management?

Aproove Work Management est unique en son genre.


La gestion du travail et l'approbation de documents en ligne sont combinées en une seule plate-forme hautement configurable
pour s'adapter à n'importe quelle verticale d'entreprises.

Les outils de gestion des processus d'entreprise et d'automatisation des flux de travail se combinent pour fournir une puissante plateforme de collaboration avec des capacités avancées d'épreuvage en ligne.

Ce qui rend Aproove Work Management unique, c'est notre façon de bien faire les choses. L'attention portée aux détails et le fait de travailler avec certains cas d'utilisation des plus difficiles et des plus complexes nous ont permis de fournir un système hautement configurable qui peut s'adapter à n'importe quel secteur d'activité ou scénario. 

Vous trouverez ci-dessous certains des points essentiels qui font la différence d'Aproove Work Management. Certains de ces points ne sont peut-être pas si évidents en apparence, mais ils font la différence entre un outil utile et un outil vital pour les nombreuses entreprises clientes que nous servons.

Lisez la suite pour voir pourquoi Aproove Work Management est vraiment unique ou, cliquez ici pour passer en revue nos fonctionnalités remarquables !


Vue plus détaillée

Automatiser pour accélérer !

Aproove Work Management dispose de fonctionnalités puissantes et uniques pour automatiser votre processus de travail, la gestion des tâches, les approbations et la conformité.

Créez visuellement des flux de travail qui intègrent vos travaux en cours, la conformité et les besoins d'approbation. Créez ou déclenchez manuellement des flux de travail automatisés par téléchargement, API, hot folders, ou avec la saisie de formulaires de données structurées. 

Les étapes prédéfinies du flux de travail garantissent que les notifications de tâches automatisées attireront l’attention des ressources appropriées sur un projet au bon moment, et que les projets peuvent passer par plusieurs branches dans un flux de travail en fonction des décisions ou des données saisies dans le flux de travail pendant sa progression.
 

Transformez la complexité en automatismes grâce aux puissants outils d'automatisation d'Aproove Work Management. Accélérez votre flux de travail et réduisez les risques en supprimant les tâches manuelles répétitives.

Voici quelques exemples d'automatisation qui peuvent être facilement réalisés dans Aproove Work Management.

• Créez des formulaires personnalisés que les utilisateurs remplissent. Les informations contenues dans le formulaire peuvent être extraites sous forme de métadonnées et utilisées pour piloter vos flux de travail.

• Définissez des tâches dans le flux de travail et attribuez-les à n'importe quel utilisateur ; le flux de travail peut être piloté par des décisions prises lors d'une étape précédente. 

• Configurez des déclencheurs et des actions automatiques dans votre flux de travail, qui automatisent les processus lorsqu'ils sont déclenchés par un événement ou une décision. Le déplacement de fichiers, l'envoi de FTP, l'envoi de notifications, l'envoi de rappels d'API et l'archivage automatique ne sont que quelques exemples des nombreuses actions intégrées.

• Créer des salles de réunion privées où les équipes peuvent collaborer en privé avant que les commentaires sélectionnés ne soient promus à l'épreuve par un contrôleur d'accès désigné.

• Créer des listes de "choses à faire" par département qui se remplissent automatiquement de tâches. Permettre à toute personne faisant partie d'un groupe de personnes de s'auto-assigner une tâche ou de se la faire assigner par un responsable.

• Télécharger, stocker et distribuer des fichiers, un peu comme un système de gestion des ressources numériques utilisant le lecteur Aproove.

• Attribuer des gestionnaires de conflits qui sont informés de l'approche des échéances du projet ou des décisions contradictoires des utilisateurs au sein du flux de travail.

• Lancer, mettre à jour ou automatiser automatiquement des projets en utilisant des méthodes en dehors de l'interface standard, telles qu'une convention de nommage, des hot-folders ou des appels d'API.

• Afficher automatiquement les feuilles de temps qui (en option) doivent être complétées avant que l'utilisateur puisse terminer une tâche. Assurez-vous que toutes les données de facturation de vos feuilles de temps sont saisies au bon moment, à chaque fois.

 

Aproove Work Management, basé sur un flux de travail, peut être adapté aux exigences exactes de votre processus d'entreprise.

Parlez-nous de vos besoins spécifiques ! 

Améliorer votre efficacité grâce aux formulaires de prise de données !

Les requêtes de créations de projets se présentent sous de multiples formats tels que le courrier électronique, la messagerie instantanée, un bout de papier, verbalement ou via une réunion. Beaucoup de temps est perdu à essayer de rassembler des informations pertinentes pour transformer les demandes en un résultat réel. 

La possibilité de créer et de publier des formulaires dans le cadre de votre flux de travail peut ne pas sembler très importante ou même très excitante. Pourtant, les formulaires permettent de recueillir des informations vitales sur un projet ou une tâche de manière contrôlée et concise. 

Pour aller plus loin, les données saisies dans un formulaire peuvent être stockées sous forme de métadonnées et utilisées pour automatiser et piloter les flux de travail. Les formulaires peuvent être utilisés dans n'importe quelle situation d'entreprise, dans n'importe quel service ou secteur d'activité.
 

Les formulaires de données présentent des avantages organisationnels considérables !

L'utilisation de formulaires dans le cadre de votre stratégie de gestion du travail présente de nombreux avantages et bénéfices.


Voici quelques avantages et cas d'utilisation ;

Avantages :

Cohérence;
La possibilité de définir des champs obligatoires et de spécifier le format de la réponse (par exemple, listes déroulantes, champs de date, etc.) permet d'éviter la fourniture de données incomplètes et inexactes, ce qui évite les retards et les frustrations.

Cas à usages multiples 
Créer des formulaires multiples pour différents scénarios ou exigences. Vous pouvez même insérer une ou plusieurs étapes de réception des formulaires dans un flux de travail, ce qui vous permet de recueillir des informations de manière dynamique pendant la progression du projet.

Automatisation;
Votre processus actuel implique généralement des tâches répétitives qui pourraient facilement être automatisées, comme la mise en place de projets, l'affectation des utilisateurs, le remplissage de feuilles de temps, l'envoi de courriels, etc. Les données des formulaires peuvent être stockées sous forme de métadonnées et utilisées pour déterminer le cheminement du flux de travail à suivre et même automatiser des étapes de ce flux.

Intégration à des tiers;
Les données de vos formulaires peuvent être stockées ou envoyées à des systèmes tiers qui fournissent d'autres services tels que la facturation ou le contrôle des stocks, etc.

Gagnez temps et argent;
Le fait de disposer d'un processus défini pour recueillir des informations sur les projets et les tâches permet d'économiser beaucoup de temps et de ressources et impose au demandeur la responsabilité de fournir les informations nécessaires. Vos formulaires sont conçus de manière à inciter et à guider le demandeur, ce qui lui permet également de comprendre plus facilement ce qui est demandé.


Use Case Examples:

• La collecte d'informations sur un projet peut être aussi importante que le travail lui-même. Ajoutez des formulaires n'importe où dans le flux de travail, ce qui permet de collecter et de stocker les données là où elles sont nécessaires.

• Les formulaires peuvent être utilisés de différentes manières pour de nombreuses raisons professionnelles, comme le lancement d'un projet ou la collecte d'informations sur les feuilles de temps. Créer des formulaires personnalisés en fonction des besoins de votre entreprise

• Stockez et réutilisez les données de votre formulaire pour remplir les variables du projet. Par exemple, l'adresse électronique des demandeurs de projet renseignée dans le formulaire au début du projet est stockée sous forme de métadonnées et utilisée pour les avertir lorsque le projet se termine automatiquement.

• Renvoyez les données de votre projet à un système tiers via un rappel d'API. 

 

 

Produire un rapport sur ce que vous voulez, quand vous le voulez !

Les rapports générés automatiquement par les entreprises et les KPI sont essentiels à la réussite des entreprises, car ils fournissent des informations essentielles sur tous les aspects de l'activité.

Les rapports au sein d'Aproove se font à différents niveaux et couvrent de nombreuses exigences différentes. Les tableaux de bord des projets rendent compte de l'activité en temps réel, et des alertes et notifications automatisées permettent aux utilisateurs de rester en contact avec l'activité des projets et des tâches. Chaque utilisateur peut configurer les notifications en fonction de ses besoins.

Une variété de rapports prédéfinis peut être exécutée à tout moment en fonction du niveau de permission de l'utilisateur. Aproove WM est un outil de rapport personnalisé qui expose l'ensemble de la base de données Aproove, y compris les données collectées dans les systèmes tiers (métadonnées) afin que les entreprises puissent créer des rapports commerciaux, business, opérationnels basés sur des exigences précises et ensuite décider qui y a accès depuis l'interface d'Aproove WM.
 

Relecture de document automatisée - ne vérifiez que le contenu qui a changé entre les révisions d’un même document !

La vérification en ligne intégrée à Aproove WM offre une technologie de révision et de gestion des versions de documents intelligente qui analyse automatiquement toutes les pages révisées pour vérifier si le contenu a changé entre les révisions.

Cette puissante fonctionnalité garantit que les documents ne reçoivent pas un numéro de version si aucune modification n'est détectée lors du téléchargement d'un nouveau fichier.

En outre, si un document de plusieurs pages est téléchargé, la technologie de gestion intelligente des versions n'appliquera un numéro de révision qu'aux pages qui ont été modifiées. (Elle ne donne pas de nouveau numéro de révision à l'ensemble du document, mais uniquement aux pages qui ont changé), ce qui permet aux réviseurs de ne vérifier que les pages modifiées sans avoir à relire l'ensemble du document.

Qu'est-ce que la technologie de révision intelligente et de gestion des versions ?

Scénario Habituel

Un cas d'utilisation typique sera de soumettre un document révisé, qui créera automatiquement un nouveau numéro de version pour ce fichier avant d'informer les examinateurs qu'ils doivent revérifier le cointenu.

Pourquoi cela pose-t-il un problème ? 

Voici deux exemples de cas où cela pourrait ne pas être utile :

◦ Que se passe-t-il si vous soumettez un document de plusieurs pages ? Chaque page du document de plusieurs pages recevra un nouveau numéro de version, même si certaines pages n'ont pas changé d'une version à l'autre ! 

◦ Que se passe-t-il si un réviseur télécharge à nouveau l'ancienne épreuve par erreur ou si la personne chargée d'apporter les corrections n'a jamais effectué les changements. La nouvelle épreuve recevra le dernier numéro de révision, et chacun recevra une notification pour vérifier une épreuve qui n'a pas besoin d'être vérifiée.

Vous voulez que vos réviseurs perdent du temps à vérifier des épreuves qui n'ont pas changé entre les versions ?

 

Pourquoi Aproove WM est-il différent ?

 Aproove WM effectue un "balayage intelligent" pour vérifier physiquement si des différences sont détectées entre la version précédente et la version actuelle. 

Aproove WM ne donnera alors un nouveau numéro de version qu'aux épreuves qui ont changé et ignorera celles qui n'ont pas changé. Vous pourriez vous retrouver dans un scénario où une épreuve de plusieurs pages porterait des numéros de version différents sur les différentes pages, même si elles se trouvent dans le même document.

Cela signifie que les réviseurs n'auront qu'à vérifier les épreuves qui ont physiquement changé entre les versions et ne pourront pas relire l'ensemble du document ou perdre du temps à lire un contenu qui n'a pas changé entre les différentes étapes de la version. Grâce aux filtres, vous pouvez même afficher uniquement les pages qui ont changé et masquer toutes les autres. 

 

Le résultat ?

Tette fonctionnalité fantastique est bénéfique pour trois raisons :

1. Les réviseurs n'auront qu'à vérifier les pages qui sont marquées par des différences entre les révisions et ne perdront pas de temps à vérifier des contenus qui ont déjà été approuvés.

2. Si des modifications sont apportées à des pages qui n'ont pas été marquées pour la révision, elles seront signalées, ce qui permettra à l'examinateur de vérifier s'il y a des erreurs ou des modifications non autorisées ou voulues.

3. Les réviseurs peuvent utiliser les filtres intégrés pour afficher l'état de chaque page, même si plusieurs pages se trouvent dans un même fichier.

La fonction de gestion intelligente des révisions et des versions est véritablement unique à Aproove Work Management. Elle permet d'économiser beaucoup de temps et d'argent et garantit une conformité totale. 

 

 

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Des options d'hébergement flexibles !

Aproove Work Management fonctionne sur Microsoft Azure Cloud, une plateforme d'hébergement robuste et évolutive avec des instances mondiales pour mieux servir notre clientèle, quel que soit l'endroit où elle se trouve.

Les clients d'Aproove Work Management bénéficient d'un niveau de flexibilité sans précédent en ce qui concerne les options de déploiement qui leur sont proposées.

Vous avez besoin d'un système avec des options de déploiement qui répondent à VOS besoins !

Le problème

La plupart des entreprises SaaS utilisent un serveur hébergé à plusieurs locataires, même pour les clients Enterprise. Cela peut être problématique pour ceux qui recherchent un niveau de sécurité beaucoup plus élevé ou ceux qui ont besoin d'un véritable mécanisme d'authentification unique (SSO) d'entreprise, ce qui ne peut être réalisé dans une infrastructure partagée de manière cohérente. Si vous ne disposez pas d'autres options d'infrastructure, vous risquez de devoir compromettre vos politiques de sécurité ou de ne pas utiliser le système du tout.

L'autre problème est celui de l'évolutivité : dans un environnement à locataires multiples, vous ne pouvez pas dicter la taille ou la configuration de votre serveur, et pour certains clients d'entreprise, cela peut poser problème, surtout lorsqu'ils comptent des centaines, voire des milliers d'utilisateurs.

Why is Aproove Work Management different?

Les clients d'Aproove Work Management Enterprise ont à leur disposition de multiples options de déploiement :

  • Environnement Microsoft Azure entièrement hébergé et géré, dédié (permettant aux entreprises clientes de déployer des paramètres de sécurité individuels et une authentification unique (SSO) SAML 2.0.
  • Possibilité d'ajouter des "portails" de connexion si vous avez besoin de plusieurs SSO ou d'un mélange de méthodes d'authentification pour différentes équipes ou différents clients.
  • Les entreprises clientes peuvent choisir de déployer Aproove WM dans leur infrastructure cloud d'entreprise plutôt que sur Azure.
  • Déployez un modèle hybride avec le frontal Web dans l'environnement hébergé par Microsoft Azure, ou votre infrastructure cloud dédiée.
  • Le moteur de traitement (RIP) déployé sur votre réseau local.
    Aproove WM peut, en option, déployer plusieurs RIP dans différentes régions pour communiquer avec un ou plusieurs serveurs web.

Quels que soient vos besoins en matière de déploiement, Aproove Work Management vous couvre !
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Aproove Work Management s'associe avec les leaders du secteur Adobe et Microsoft !

Avec Aproove Work Management, ce que vous voyez est toujours ce que vous obtiendrez, c’est garanti.

Aproove travaille avec les applications logicielles les plus utilisées dans le monde et les formats de fichiers propriétaires via des accords OEM. Nous n'utilisons jamais de technologie open source afin que vos fichiers s'affichent dans Aproove WM exactement comme ils le font dans leurs systèmes natifs.

Aproove est la seule plateforme de gestion de travail en Cloud qui utilise les bibliothèques originales d'Adobe et de Microsoft pour garantir une précision totale.

Des couleurs et des contenus précis grâce à de véritables bibliothèques Adobe et Microsoft !

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Pourquoi Aproove WM est-il différent ?

L'affichage du contenu à l'écran, en particulier pour les approbations, est un processus qui s'appuie sur la précision du rendu. Dans Aproove Work Management, les bibliothèques Adobe originales se combinent avec notre propre technologie ICC (gestion de la couleur normé) pour un affichage le plus précis possible. Lorsque les fichiers sont générés, notre technologie brevetée les rend de manière contractuelle (couleurs exactes) afin de s'assurer qu'ils sont affichés avec précision sur votre écran. 

Le résultat ?

L'utilisation des bibliothèques originales d'Adobe et de Microsoft signifie qu'Aproove WM peut offrir à ses utilisateurs le meilleur des deux mondes. Non seulement Aproove WM affiche le rendu le plus précis possible de vos fichiers de projet, mais votre processus d'examen et d'approbation sera également rationalisé et simplifié grâce à des capacités de zoom beaucoup plus rapides, quelque soit le type et la taille des fichiers. 

En raison du grand nombre de variables impliquées dans le processus de rendu, les autres systèmes ne sont pas en mesure de garantir un niveau de précision suffisant dans le contenu ou la couleur de l'épreuve finale, en particulier dans le monde du marketing où le rendu des couleurs est critique. En utilisant les bibliothèques des principales applications logicielles du monde et notre technologie brevetée ICC, nous pouvons garantir que tous les fichiers sont affichés dans Aproove WM exactement comme ils le sont dans leurs systèmes sources.

 

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Est compatible avec plus de 180 formats de fichiers !

Aproove WM prend en charge plus de 180 formats de fichiers en natif, et en ajoute continuellement d'autres au fur et à mesure que les formats de fichiers s'étendent et évoluent.

Cliquez sur une catégorie ci-dessous pour voir la vaste gamme de formats de fichiers pris en charge, et n'hésitez pas à nous envoyer un message s'il manque quelque chose et nous serons heureux d'étudier la possibilité de l'ajouter.