Selon Gartner, l'automatisation du flux de travail est :

"Un ensemble de produits et de services logiciels qui appliquent la structure du flux de travail au mouvement de l'information ainsi qu'à l'interaction des processus d'entreprise et des processus du travailleur humain qui génèrent l'information. L'automatisation du flux de travail permet de rationaliser et de transformer des processus métier cruciaux et donc d'améliorer les résultats et les performances."

Le lieu de travail moderne est très différent de ce qu'il était il y a quelques années. Covid-19 a rendu cette transformation encore plus rapide que prévu.

La main-d'œuvre est plus connectée que jamais. Cependant, de plus en plus, nous ne nous trouvons plus dans le même espace de travail physique ou dans le même bureau. Nous avons de plus en plus de canaux de distribution, des délais d'exécution plus courts, une conformité stricte aux marques, aux entreprises et aux réglementations, ainsi que des exigences accrues en matière de sécurité des données en raison des ransomwares et des pirates informatiques.

Sans outils d'automatisation des flux de travail, il serait impossible d'organiser la main-d'œuvre de manière à répondre à toutes ces exigences de manière efficace et transparente pour le reste de l'entreprise.

Un bon système d'automatisation des flux de travail doit vous permettre de mettre en œuvre vos processus d'entreprise et vous aider à gérer, automatiser, contrôler et rationaliser vos processus d'entreprise au sein d'une seule équipe, d'un seul département ou d'une organisation globale.

Consultez notre blog "Qu'est-ce qu'un workflow ? | Définition et guide des workflows d'entreprise" pour mieux comprendre le processus.

Aproove a publié de nombreux articles de blog sur les avantages de l'automatisation des flux de travail. Un bon exemple est  "Qu'est-ce que le flux de travail de la gestion de projet et pourquoi est-il important ?Qu'est-ce que le flux de travail de la gestion de projet et pourquoi est-il important"?" 

En bref, les systèmes d'automatisation du flux de travail offrent un grand nombre d'avantages, notamment (mais pas exclusivement)

• Automatisation des tâches non facturables et répétitives
• Élimination de l'erreur humaine 
• Piste d'audit complète 
• Impossible de sauter des étapes essentielles de la conformité et des contrôles légaux
• La complexité du flux de travail est entièrement cachée aux utilisateurs.
• Les gestionnaires disposent d'un tableau de bord holistique de tous les projets en cours et terminés.
• Possibilité de savoir exactement où en sont les projets dans leur cycle de vie, même s'ils relèvent d'un autre département.
• Des rapports peuvent être générés pour de nombreuses raisons, par exemple pour la facturation, l'identification des goulets d'étranglement, l'avancement, etc. 
• Le système fonctionne 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, 365 jours par an.

La mise en œuvre d'une plateforme d'automatisation des flux de travail exige que l'organisation s'engage pleinement dans le processus tout en incluant tous les employés clés et les chefs de service afin qu'ils comprennent parfaitement les objectifs. 

Aproove a publié de nombreux articles de blog sur ce sujet, notamment "Comment mettre en œuvre la gestion du travail et améliorer la productivité de votre entreprise."

L'organisation doit cartographier tous les processus existants pour déterminer comment les choses sont faites dans l'état actuel avant de documenter les flux de travail idéaux une fois que les inefficacités et les goulets d'étranglement ont été identifiés.

Il est souvent utile de faire appel à une société tierce, experte en la matière, pour aider à cartographier les opérations actuelles et futures. Une société tierce peut opérer sans émotion et remettre en question les processus dans tous les départements. Elle peut également suivre les travailleurs clés qui ont souvent l'impression que la direction ne comprend pas les moindres détails de leurs procédures quotidiennes.

Aproove peut vous aider à définir et à mettre en œuvre votre logiciel d'automatisation des flux de travail grâce à son équipe de services professionnels impartiale. L'équipe de services professionnels d'Aproove vous aide à la fois avant et après la mise en place du logiciel.-déploiement. Les offres et les procédures d'Aproove en matière de services professionnels sont documentées ici.

Le temps nécessaire pour déployer un système d'automatisation des flux de travail peut varier en fonction de nombreux facteurs tels que

• Taille de l'organisation
• Temps nécessaire pour documenter les processus actuels
• Disponibilité du personnel
• Disponibilité des fournisseurs
• Gestion du changement par les employés
• Budget et approbation
• Application par la direction
• Processus UAT complet

Par expérience, Aproove recommande à toute organisation de tenir compte des points suivants ;

• Taille du déploiement (à l'échelle de l'entreprise ou pour une équipe/département spécifique)
• Le projet peut-il être échelonné, par exemple en intégrant davantage de départements/utilisateurs dans un délai structuré ?
• Êtes-vous en phase ? Par exemple, les responsables de vos services et les utilisateurs les plus importants comprennent-ils et soutiennent-ils l'objectif ?
• Disposez-vous d'un budget et êtes-vous réaliste quant à la compatibilité de vos besoins avec ce budget ?
• Ne faites jamais d'économies ; en essayant de faire des économies, vous risquez d'augmenter le coût du projet, ou pire, de le faire échouer. (ne commencez pas à construire sans plans d'architecte !)

D'après notre expérience, la durée du projet n'est souvent pas déterminée par l'éditeur du logiciel. La longévité d'un projet est souvent déterminée par la disponibilité, l'organisation et la planification de l'entreprise qui l'adopte. L'éditeur de logiciels peut apporter son aide dans tous ces domaines. Toutefois, l'équipe de direction de l'entreprise qui adopte le logiciel doit en fin de compte être déterminée à donner la priorité à la mise en œuvre sans rogner sur le processus et en veillant à ce que les acteurs clés soient disponibles en cas de besoin.

En règle générale, le déploiement d'Aproove Enterprise peut durer de 2 semaines à 2 mois.